Vedtægter for Eulers Venner

Foreningen af matematikere - Aarhus Universitet

Århus d. 24. februar 2015

Paragraf 1: Navn og Hjemsted

  1. Foreningens navn er: Eulers Venner, foreningen af matematikere - Aarhus Universitet.
  2. Foreningens hjemsted er Aarhus Universitet.

Kommentarer og forklaring til paragraf 1:

Det er ret nærliggende at begynde vedtægterne med oplysning om navnet, og samtidig nævne, hvor foreningens bopæl er. Hjemstedet er nemlig foreningens bopæl. Hjemstedet har betydning for 2 forhold:

I øvrigt er oplysningerne nødvendige for optagelse i foreningsregistret. Det er frivilligt at blive optaget i foreningsregistret. Foreningen opnår eneret til benyttelse at foreningens navn, kendetegn og betegnelser ved optagelse i foreningsregistret.

Paragraf 2: Formål

Foreningen har som formål at udbrede kendskabet til matematiske emner, og at knytte faglige og sociale kontakter mellem matematikere. Dette søges opnået ved:

  1. at arrangere foredrag, studieture og ekskursioner i indlandet, og studieture til udlandet,
  2. at arrangere andre faglige og sociale arrangementer.

Kommentarer og forklaring til paragraf 2:

Formålet skal være nævnt i vedtægterne, hvis foreningen skal optages i foreningsregistret - se forklaring til paragraf 1. Formålet har betydning, hvis der opstår spørgsmål om, hvorvidt en person skal optages eller ekskluderes. Dertil kommer, at personer, som ønsker optagelse, kan se, om foreningen er noget for dem eller lever op til formålet.

Formålsparagraffen afgrænser desuden, hvad foreningen kan foretage sig og beskriver eventuelt hvad den skal foretage sig. De opremsede aktiviteter er dem, der danner rygraden i foreningens aktiviteter efter første år. Der kræves dog intet bestemt af bestyrelsen, ligesom pkt. b. åbner op for nye ideer.

Paragraf 3: Medlemmer

  1. Enhver der kan tilslutte sig foreningens formålsparagraf kan blive medlem. Tvivlsspørgsmål afgøres af bestyrelsen.
  2. Medlemmer, der modarbejder foreningens formål, kan ekskluderes. Dette sker ved ensstemmig beslutning i bestyrelsen.
  3. Bestyrelsens afgørelser efter stk. 1 og 2 kan af ethvert medlem ankes til generalforsamlingen som træffer den endelige beslutning. En sådan anke rettes til bestyrelsen, som er ansvarlig for sagens videre behandling.
  4. Medlemskab tegnes skriftligt overfor bestyrelsen samtidig med indbetaling af kontingent.
  5. Kontingentet fastsættes på generalforsamlingen.
  6. Kontingentet betales forud for et helt år eller et halvt år ad gangen. Et helt år går fra 1/1 til 31/12 og et halvt år enten 1/1 - 30/6 eller 1/7 - 31/12.
  7. Undlader et medlem at forny kontingentet inden 14 dage efter udløbet bortfalder medlemskabet automatisk.
  8. Et medlemskab kan til enhver tid opsiges skriftligt overfor bestyrelsen. Det medfører dog ingen ret til refusion af indbetalt kontingent. Kontingentet betales til udmeldelsesdatoen, ellers er udmeldelsen ugyldig.

Kommentarer og forklaring til paragraf 3:

Paragraffen falder naturligt i fem dele: stk. 1 om hvem der kan blive medlem, stk. 2, 3 om eksklusion, stk. 4,6 om hvordan man bliver medlem og stk. 7,8 hvordan man udmelder sig. Endelig er stk. 5 om fastsættelse af kontingentet.

Hvem kan blive medlem? Som supplement til formålsbeskrivelsen bør der være et punkt, der angiver hvem der kan optages i foreningen. Et sådant punkt kan afklare tvivl og hjælper en forening i tilfælde af en retssag om optagelse.

Eksklusion: Ved at nedfælde eksklusionsbestemmelserne kan man undgå misforståelser. Eksklusion kan ske i henhold til vedtægterne, hvis disse indeholder regler om eksklusion.

Det er altså her en enig bestyrelse, der alene kan ekskludere medlemmer, som modarbejder foreningens formål, men det bør nævnes, at handlingen skal være af væsentlig betydning for foreningens arbejde, før eksklusion kan finde sted (ifølge gældende retspraksis). Kritik af en vis loyal karakter kan finde sted i enhver forening. Beslutningen kan ankes til generalforsamlingen, hvilket sikrer medlemmerne mod bestyrelsestyranni, og en sådan mulighed er kotume, også selv om det ikke står direkte i vedtægterne. Angående eksklusion som følge af manglende kontingentbetaling, se næste afsnit.

Hvordan bliver man medlem? Den skriftlige indmeldelelse (som f.eks. dækker betaling på giro, eller udfyldelse af et medlemskort) udelukker enhver tvivl om, hvem der er medlem. Det bør også fremgå af vedtægterne, hvornår kontingentet skal betales (stk. 6). Dette punkt skal være klart formuleret for at have et ordentligt grundlag for udelukkelse af folk med restancer, dvs. folk der burde have betalt kontingent forlængst.

Stk. 7. Medlemmer ekskluderes, hvis kontingentet ikke bliver betalt senest 14 dage efter udløbet. Bestyrelsen udarbejder en kotume for hvor mange rykkere on henvendelser, den vil udsende indenfor de 14 dage.

Er der ingen regel må bestyrelsen selv udarbejde en kotume for, hvornår den anser folk for ekskluderet pga. manglende kontingentbetaling. Naturligvis er det rimeligt med en vis frist. Kontingentrestancer kan kræves betalt. I værste fald må en forening lade restancer gå til inkasso gennem en advokat. I praksis sletter nogle foreninger automatisk medlemmer i restance efter en vis tid med eftergivelse af restancerne.

Stk. 8 angiver, hvordan et medlem kan udmelde sig frivilligt. Ordlyden sikrer mod misforståelser, og betales kontingentrestancer ikke ved forsøg på udmeldelse, kan foreningen nægte at godkende udmeldelsen, idet medlemmet så fortsat må betale kontingent.

Stk. 5 er vigtig. Faktisk hele foreningens økonomi drejer sig herom. De store indtægter kommer her, hvorfor det er vitalt, at medlemmerne hvert år skal tage stilling til, hvorvidt de mener, at budgettet kan holde med disse indtægter. Den er der også for at forhindre, at en bestyrelse bliver pengepuger og sætter for høje kontingenter, hvis der ikke er behov for det.

Paragraf 4: Generalforsamlingen

  1. Generalforsamlingen er foreningens øverste besluttende myndighed.
  2. Ordinær generalforsamling afholdes hvert år i februar måned og indkaldes med mindst 3 ugers varsel. Indkaldelse sker ved opslag på Institut for Matematiske Fag, Aarhus Universitet.
  3. Generalforsamlingens dagsorden skal indeholde mindst følgende punkter:
    1. Valg af dirigent og referent.
    2. Valg af stemmetællere.
    3. Bestyrelsen aflægger beretning.
    4. Fremlæggelse af det reviderede regnskab og forslag til budget.
    5. Fastlæggelse af kontingent.
    6. Indkomne forslag.
    7. Ideer til de kommende års arrangementer og diskussion heraf.
    8. Valg af bestyrelsen.
    9. Valg af revisor og revisorsuppleant.
    10. Eventuelt.
  4. Forslag, som ønskes behandlet på generalforsamlingen, sendes til bestyrelsen senest 8 dage før og den endelige dagsorden opslås på Institut for Matematiske Fag, Aarhus Universitet senest 3 dage før den varslede dato for generalforsamlingen.
  5. Beslutninger på generalforsamlingen træffes ved afstemning. Afstemningen sker normalt ved håndsoprækning medmindre 1/4 af de fremmødte medlemmer går ind for skriftlig afstemning.
  6. Ethvert fremmødt medlem har stemmeret på generalforsamlingen.
  7. Der anvendes simpelt flertal ved enhver afstemning på generalforsamlingen bortset fra afstemninger om foreningens ophør og vedtægtsændringer.
  8. Vedtægtsændringer kræver 2/3 flertal af de afgivne stemmer.

Kommentarer og forklaring til paragraf 4:

At generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed er også tilfældet, selv om det ikke står i vedtægterne. Ved at møde frem ved generalforsamlingen udøver medlemmerne den ret, de har til at bestemme hvad der skal ske i foreningen. Generalforsamlingen er medlemmernes. Bestyrelsen er denne dag kun almindelige medlemmer. Det er medlemmerne, der skal udfolde sig og ikke bestyrelsen, der skal dominere.

Ordinær generalforsamling er den årlige generalforsamling. Vedtægterne bør fastslå, indenfor hvilket tidsrum den ordinære generalforsamling skal afholdes, indkaldelsesvarsel, hvorledes indkaldelse sker, dagsordenspunkter som skal med, regler for indkomne medlemsforslag og afstemningsregler. Bemærk, at under dagsordenspunktet "eventuelt" kan der ikke foretages afstemninger!

Generalforsamlingen er lagt i februar, da medlemmerne formodes at være mest oplagte i starten af et semester. Desuden passer det godt sammen med, at regnskabet opgjort pr. 1/1 kan fremlægges.

Angående stk. 6 skal det forhindre, at folk straks får indflydelse ved indmeldelsen og kan gå ind og dominere foreningen.

Stk. 7: Simpelt flertal betyder, at halvdelen af de afgivne stemmer skal være for forslaget for at det er vedtaget. Ved stemmelighed bortfalder forslaget. Personvalg bør altid være skriftlige og ved stemmelighed trækkes der lod (angående stemmereglen til bestyrelses valget: se kommentaren til paragraf 6). Stemmeafgivelse pr. fuldmagt formodes ikke at kunne ske, medmindre det klart fremgår af vedtægterne. I ideelle foreninger er det rimeligt, at medlemmerne møder personligt op. Står der ikke noget om afstemningsproceduren gælder simpelt flertal normalt.

Vedtægtsændringer skal være forholdsvis vanskelige af hensyn til stabiliteten i foreningen. Dog må ændringer ikke være så vanskelige at foreningen stivner. 2/3 flertal af afgivne stemmer er ret udbredt.

Paragraf 5: Ekstraordinær Generalforsamling

  1. Bestyrelsen indkalder til ekstraordinær generalforsamling, når mindst 2 bestyrelsesmedlemmer eller 1/4 af samtlige medlemmer kræver dette skriftligt med angivelse af punkter til behandling.
  2. Ekstraordinær generalforsamling afholdes senest 4 uger efter, at kravet er rejst overfor bestyrelsen.
  3. Ekstraordinær generalforsamling indkaldes til alle medlemmer med mindst 14 dages varsel. Indkaldelse sker ved email til alle medlemmer samt opslag på Institut for Matematiske Fag, Aarhus Universitet med angivelse af dagsordenen.

Kommentarer og forklaring til paragraf 5:

Den ekstraordinære generalforsamling er afgjort en mindretalsbeskyttelse (både blandt medlemmerne og i bestyrelsen), hvorfor det er vigtigt at vedtægterne tillader et mindretal at indkalde. Det er standard, at der skal være en motiveret dagsorden. Ellers omfattes den ekstraordinære generalforsamling af lignende regler som den ordinære.

Paragraf 6: Bestyrelsen

  1. Bestyrelsen består af 5 medlemmer. Hvert bestyrelsesmedlem er valgt for 2 år ad gangen. I lige år er 2 bestyrelsesmedlemmer på valg og i ulige år er de øvrige 3 bestyrelsesmedlemmer på valg. Der nyvælges hvert år op til 3 suppleanter.
  2. Valget til bestyrelsen foregår ved drøftelse. Såfremt der opnås fuld enighed omkring valg af bestyrelsen, så er de valgt. Hvis der ikke ved drøftelse opnås fuld enighed indenfor 15 minutter, skal valget foretages ved skriftlig afstemning. I så fald foregår valget ved prioritetsmetoden. De 3 kandidater, der får flest stemmer uden at opnå valg er suppleanterne ordnet efter deres stemmetal.
  3. Hvis et bestyrelsesmedlem udtræder i valgperioden, indtræder suppleanten med det højeste stemmetal. Suppleanten følger pladsens valgperiode. Opbruges suppleanterne supplerer bestyrelsen sig selv blandt medlemmerne indtil næste generalforsamling.
  4. Bestyrelsen konstituerer sig selv senest 14 dage efter generalforsamlingen.
  5. Bestyrelsen vælger blandt bestyrelsesmedlemmerne en kasserer.
  6. Kassereren varetager og er ansvarlig for bogføringen, udarbejdelse af årsregnskab og budget.
  7. Bestyrelse vælger blandt bestyrelsesmedlemmerne en formand.
  8. Suppleanterne kan og bør deltage i bestyrelsesmøderne.
  9. Bestyrelsen varetager foreningens daglige ledelse, og den laver selv sin forretningsorden. Formanden og kassereren tegner i fællesskab foreningen udadtil.
  10. Bestyrelsens beslutninger føres til referat. Bestyrelsen træffer sine afgørelser ved almindeligt stemmeflertal. Den er beslutningsdygtig, når mindst 3 er til stede.
  11. Foreningens regnsskabsår er kalenderåret.
  12. Revisoren udfører sædvanligt revisionsarbejde og forsyner det reviderede årsregnskab med sin påtegning. Revisoren og suppleanten vælges udenfor bestyrelsens kreds.
  13. Kassereren har til enhver tid lov til alene at disponere over foreningens konti og depoter via elektroniske bankprodukter samt at indgå aftaler herom.

Kommentarer og forklaring til paragraf 6:

Den 2 årige valgperiode skal sikre kontinuitet i bestyrelsen. Et bestyrelsemedlem kan når som helst udtræde, hvis han/hun ønsker det. Bestyrelsesmedlemmerne skal alene varetage medlemmernes interesser kommer de i konflikt med egne interesser, må de af egen fri vilje afholde sig fra at stemme.

Valgreglen skal sørge for at valget foregår så demokratisk som muligt. Prioritetsmetoden foregår på følgende måde: Alle fremmødte får udleveret en stemmeseddel hvorpå der er N (N er antallet der skal vælges) rubrikker, der er nummererede. Ud for hvert nummer skrives navnet på en kandidat, og navnene skrives i den rækkefølge kandidaterne ønskes valgt (prioritetsorden). Der skal skrives N navne, ellers er stemmesedlen ugyldig. Stemmeoptællingen foregår ved, at der for hver kandidat optælles 1.-stemmer, 2.-stemmer,...,N.-stemmer. Når dette er gjort findes antal gyldige stemmer ved at optælle alle kandidaters 1.-stemmer og lægge eventuelle blanke til. Det gyldige stemmeantal divideres med antallet af poster N og resultatet rundes op til nærmeste hele tal, som er fordelingstallet. Dette bruges til fordeling af de N poster. Kandidater, som har opnået fordelingstallet med deres 1.-stemmer er umiddelbart valgt. Derefter kigges på summen af 1.- og 2.-stemmerne. Hvis denne sum er større end eller lig fordelingstallet er disse også valgt. Dernæst kigges på summen af 1.-, 2.- og 3.-stemmerne osv. Står to kandidater lige ses på på stemmer af lavere prioritet, som afgør rækkefølgen. Med den nævnte metode gives der bedre mulighed for, at et mindretal af medlemmerne repræsenteres i bestyrelsen end ved mange andre.

Stk. 3. Suppleanter indtræder, når bestyrelsesmedlemmer udtræder. Den ekstra tilføjelse med selvsupplering i tilfælde af, at suppleanterne opbruges er for at forhindre indkaldelse af ekstraordinær generalforsamling alene for at få valgt en ny bestyrelse.

Stk. 4. At bestyrelsen konstituerer sig selv betyder, at det er bestyrelsen der vælger kasserer og formand. Den beslutter endvidere om der skal være andre poster.

Stk. 8. Der må forventes en del brug af suppleanter og det er derfor bedst, at de har indblik i bestyrelsens arbejde, når de træder ind. Det gør det nemmest for alle.

Stk. 9. At bestyrelsen udarbejder sin egen forretningsorden betyder, at den laver sine egne arbejdsregler. De skal narurligvis være udarbejdede under hensyntagen til vedtægternes bestemmelser. Forretningsordenen bør mindst en gang årligt tages op til en kritisk revision, men den kan løbende ændres og tilpasses bestyrelsens ønsker og behov.

De der tegner foreningen kan underskrive på foreningens vegne i økonomiske sammenhænge. Der kræves altså underskrift fra formand og kasserer.

Stk. 10. Referater fra bestyrelsesmøderne kræves for at have noget skriftligt på de beslutninger bestyrelsen tager. I tilfælde af retssag står skriftligt materiale altid stærkere end mundligt.

Stk. 11. Harmonerer godt med at generalforsamlingen ligger i februar.

Stk. 13. Det er naturligvis farligt at lade kasseren håndtere alle pengene selv, men en indskærpelse af bankreglerne har gjort at kasseren ikke kan overtage bankkontoen, medmindre vi indgiver tilladelse til dette. Alternativet er at oprette en foreningskonto, hvilket kræver et CVR numer. Det er altså en opvejelse af sikkerhed mod administrativt overhead.

Paragraf 7: Hæftelse

Foreningens medlemmer og bestyrelsesmedlemmer hæfter ikke personligt for de for foreningen indgåede forpligtelser, for hvilke alene foreningen hæfter med dens respektive formue.

Kommentarer og forklaring til paragraf 7:

Hovedreglen er, at foreningen hæfter med hele sin formue for foreningens gæld. Kreditorerne kan altså kun sagsøge foreningen. For at undgå enhver tvivl bør foreningens vedtægter indeholde en bestemmelse om, at foreningsmedlemmer og bestyrelse ikke hæfter for foreningens gæld eller andre forpligtelser. Dog kan en bestyrelse komme til at hæfte, f.eks. hvis den har handlet mere uforsigtigt end normalt. Derimod hæfter medlemmerne af en kontingentforening (dvs. en forening hvor medlemmernes eneste forpligtigelse er at betale kontingent) ikke for noget som helst af foreningens gæld.

Paragraf 8: Foreningens ophør

  1. Beslutning om foreningens ophør kan træffes ved 2 på hinanden følgende generalforsamlinger. Den sidste generalforsamling skal indkaldes tidligst 1 måned og senest 2 måneder efter den første generalforsamling. På begge generalforsamlinger skal der være 2/3 flertal af de afgivne stemmer for foreningens ophør.
  2. I tilfælde af foreningens ophør har den siddende bestyrelse ansvaret for afviklingen af foreningens økonomi og aktiver. Bestyrelsen udarbejder det afsluttende regnskab og status.
  3. Ved foreningens ophør overdrages formue og andre aktiver til Svend Bundgaards Fond, Institut for Matematiske Fag, Aarhus Universitet.

Kommentarer og forklaring til paragraf 8:

Opløsningen af foreningen skal være vanskelig. I vedtægterne bør stå, hvad en eventuel formue skal anvendes til. Står der intet bestemmes det på sidste generalforsamling. Foreningens medlemmer har ikke et krav på at få en andel af foreningsformuen, men kan kun fordele den til de ved opløsningen eksisterende medlemmer, hvis intet andet står i vedtægterne.

Disse vedtægter er vedtaget ved en urafstemning, der blev afsluttet mandag den 8. januar 1990. Paragraf 6 stk. 9 blev dog ændret på den ordinære generalforsamling onsdag den 6. februar 1991. Vedtægterne blev ændret igen på den ordinære generalforsamling tirsdag den 23. februar 2010. Vedtægterne blev ændret på den ordinære generalforsamling tirsdag den 25. februar 2014. Sidste ændring af vedtægterne var på den ordinære den 24. februar 2015 og ovenstånde er ordlyden af vedtægterne, der er gyldige fra denne dato.